Cześć! Tu Basia Piasek.

Witam Cię w podcaście: Dochodowa Firma. Dzisiaj porozmawiamy o tym, co należy zrobić i na czym powinieneś się skupić jako przedsiębiorca, jeżeli chcesz wyskalować firmę z 1 mln do 10 mln.

W poprzednim odcinku mówiłam o fundamentach, które należy wylać, jeżeli chcesz dojść do 1 mln i nie chcesz, aby to był pierwszy jednorazowy strzał, tylko żeby to były fundamenty, które pozwolą, aby Twoja firma systematycznie się dalej rozwijała.

W pierwszej fazie to, o czym mówiłam w poprzednim odcinku, powinieneś skupić się na fundamentach, w których jest powtarzalny proces sprzedaży i pierwsze źródło pozyskiwania klientów tak, aby firma była w stanie się rozwijać nie tylko do 10 milionów, ale żeby mogła rozwijać się dalej.

Jako przedsiębiorca potrzebujesz się skupić na kolejnych etapach, czyli w tym etapie już powyżej 1 mln zakładam, że powinieneś iść w kierunku wyłączania się z procesów sprzedażowych. Zwłaszcza jak prowadzisz sprzedaż 1 na 1 (masz taki model biznesowy, który wymaga sprzedaży 1 na 1) i masz już pierwszego sprzedawcę.

Kolejnym obszarem jest skalowalne źródło pozyskiwania klienta.

Często widzę u małych przedsiębiorców, którzy np. mają takie modele biznesowe (przyp. sprzedaż 1 na 1), bo pracowali w danej branży Mieli oni zdobyte już kontakty, odeszli, a potem założyli coś swojego i zaczęli rozwijać firmę. Takie osoby bazują na sieci swoich kontaktów. Często też to widzę w biznesach, które mają pewną specjalizację np. prawnicy. Klienci są pozyskiwani z sieci rekomendacji obecnych klientów. Zaliczyć tu można też np. software house, gdzie zazwyczaj jest duży zespół deweloperski, ale już nie jest tak dobrze ze źródłem pozyskiwania klientów pod kątem osoby, której zadaniem jest pozyskiwanie ich, bo, przykładowo, jest to właściciel albo ewentualnie 1 sprzedawca.

Jeżeli chcesz, żeby Twoja firma się rozwijała i aby to nie trwało chwilę, gdzie później musisz szukać nowych sposobów szukać, to faktycznie potrzebujesz mieć taktyki, które mogą długoterminowo dla Ciebie działać. Potrzebujesz mieć skalowalne źródło pozyskiwania klientów, czyli potrzebujesz zdefiniować takie źródła, które nie wysychają po 5 min jak źródełko, a Ty musisz nowego wodopoju szukać. To źródło powinno cały czas posiadać wodę i a także się uzupełniać.

Myśląc o powtarzalnych źródłach i skalowalnych (to jest ważne!) źródłach pozyskania klienta, to sprzedawca powinien pozyskać klienta i poświęcić na to czas. Zazwyczaj w tej sytuacji nie powinieneś bazować na tym, że on sam wymyśli, w jaki sposób to zostanie zrobione, tylko faktycznie powinien dostać dobre praktyki wyrobione przez Ciebie. Tak jak ja u siebie markach, gdzie pozyskujemy klientów na zimno, definiuje priorytety różnych kanałów pozyskiwania klientów, tak, aby taki sprzedawca wiedział który kanał wybrać, a także jaki sposób komunikacji powinien mu zapewnić doprowadzenie do rozmowy telefonicznej, np. może to być komunikacja na mediach społecznościowych. Przykładowo w Wolves Summit robiliśmy tak, że na początku korzystaliśmy z LinkedIn przy inwestorach, a dopiero potem wybieraliśmy inne kanały, bo wiedzieliśmy, że właśnie LinkedIn najwyżej skonwertuje, czyli będzie posiadał najwyższą skuteczność.

To były kanały, które każda z osób, które przychodziły do naszego zespołu jako nowy sprzedawca była w stanie zduplikować. Dostawała ona gotowe dobre standardy komunikacji pisemnej, które doprowadzą do rozmowy, czy w jaki sposób powinna zostać przeprowadzona zimna rozmowa telefoniczna i skąd takie numery brać, w jaki sposób je zdobywać oraz w jaki sposób przeprowadzić tę rozmowę telefoniczną.

Ten moment doprowadzenia do analizy potrzeb klienta powinien być modelem powtarzalnym do modelowania i skalowalnym. Nawet jeśli są to zimne taktyki, czyli niewymagające budżetów marketingowych, czy nawet ciepłe, czyli wymagające budżetów marketingowych to one faktycznie powinny dać możliwość skali.

Powtarzalne i skalowane źródło pozyskania klientów, to jest kolejny obszar, na którym się skupiasz jako przedsiębiorca. Rekrutowanie kolejnych osób, płacenie pensji, skasowanie kosztów, które będą firmie potrzebne, żeby wyskalować przychody, potrzebują mieć dobry fundament, na którym można budować, a nie że rekrutuje się osoby i zapłaci pieniądze, a następnie to, co się okaże, to to, że de facto kolejne kilka miesięcy próbujesz zdefiniować skąd tych klientów w ogóle brać, bo nie masz tego dobrze ułożonego. Zatem, żeby tych pieniędzy nie przepalać, żeby nie zerwać się ze ścianą, to jest kolejny obszar, za który się bierzesz, czyli skalowalne źródło pozyskania klientów.

Następnie po tym etapie, kiedy masz już tak naprawdę skalowalne źródło pozyskiwania klientów (być może na samym początku będziesz wykorzystywał 1, 2 źródła), to później wraz z rozwojem firmy dokładane i rozwijane są kolejne źródła, które mogą być 3, 4 czy 5 priorytetem, który również jest stosowany przez zespół.

Kolejny obszar będzie bardzo istotny. W momencie, kiedy już masz powtarzalny proces sprzedaży, kiedy masz powtarzalne i skalowalne źródło pozyskiwania klientów, czyli stoisz na dwóch nogach takiego fundamentu przychodu, to to, co teraz potrzebujesz zrobić, to teraz zadać sobie pytanie, gdzie tracisz tak naprawdę najwięcej czasu i pieniędzy jako przedsiębiorca, a także co mogłoby być zautomatyzowane.

Praktycznie w każdej funkcji w firmie, zaczynając od sprzedaży przez marketing, nie tylko w rolach operacyjnych egzekwujących pracę, ale również w takich funkcjach jak finanse czy administracja, zazwyczaj jest jakaś praca wykonywana ręcznie albo w pierwszych fazach firmy nie ma czasu na to, żeby wyszukiwać softy, automatyzować pracę ręczną albo skala tej pracy nie jest na tyle duża, żeby opłacało się wdrożyć inne rozwiązania. Dlatego robi się to ręcznie.

Kiedy zaczynasz nabierać rozpędu i zaczynasz mieć coraz więcej klientów oraz te operacje zaczynają mieć dużo większy wolumen, to jest to moment, gdzie powinno się jak najwięcej zautomatyzować.

My zazwyczaj myśląc o automatyzacji, zaczynamy od kwestii sprzedażowych i marketingowych, bo wiemy, że one dają nam możliwość przyspieszenia sprzedaży. To mógłby być np. software do gotowych szablonów do komunikacji pisanej, gdzie dwoma klikami e-mail po rozmowie może być zaadaptowany, czy nawet e-mail, który ma doprowadzić do rozmowy, a nie za każdym razem tracenie kilku dodatkowych minut przy każdym kliencie, żeby np. do takiej rozmowy doprowadzić czy wysłać komunikację po rozmowie. I tak samo w marketingu. 

W marketingu głównie będzie obudowanie go automatyzacjami i lejkami marketingowymi, które dają Ci możliwość zaoszczędzenia ogromnej ilości czasu na tzw. froncie, czyli w 1 etapie pozyskiwania klienta, gdzie sprzedawca bądź Ty, jeżeli jeszcze cały czas sam sprzedajesz, zazwyczaj tracisz najwięcej czasu na doprowadzenie do rozmowy. Cała ta część powinna być maksymalnie zautomatyzowana tak, żeby większość klientów, która była pozyskiwania na zimno, była pozyskiwana na ciepło, czyli z wykorzystaniem strategii marketingowych. Najczęściej to jest naprawdę aż nawet do 70% czasu, który sprzedawcy poświęcają na to, żeby w ogóle doprowadzić do rozmowy w ciągu dnia. To jest ogromna ilość przepalanego czasu, który mógłby być lepiej wykorzystany na rozmowy telefoniczne z klientami. Jeśli się spotykasz z klientem, to to ten czas może być wykorzystywany na spotkania. Choć to jest temat na oddzielny podcast - kiedy warto, kiedy nie warto się spotykać i nie tracić na to czasu. Natomiast już mówimy o faktycznej rozmowie z klientem. 

Automatyzacja w pierwszej kolejności następuje w modułach, czyli w obszarach firm, w departamentach, czy zalążkach działów, szczególnie kiedy firma jest jeszcze mniejsza, które pozyskują klienta. Automatyzacja, czyli proces od kontaktu po zamknięcie transakcji.

Kolejne obszary, które automatyzujesz, to są obszary operacyjne, czyli takie, które związane są z pracą w administracji, czy w finansach, czy w operacjach. My zazwyczaj idziemy od sprzedaży i następnie marketingu, czy równolegle sprzedaż i marketing, później idziemy do operacji, a jeszcze dalej idziemy do takich bardziej wspierających działów - operacje całej firmy, czyli właśnie finanse/ administracja.

Podsumujmy teraz od 1 do 10 mln, mamy: skalowalne źródło pozyskiwania klientów i automatyzacja dużej części pracy, która w tym momencie kosztowała więcej czasu i pieniędzy oraz powodowała też wolniejsze tempo, niż mogłoby być.

Kolejny obszar to będzie poukładanie procesów. W momencie, jeżeli chcesz, żeby firma nie była tak naprawdę świetnie prosperująca tylko w momencie, kiedy skala jest mała, ale żeby równie świetnie prosperowała w momencie, kiedy skala zaczyna rosnąć, to potrzebujesz zadbać o ten sam standard wykonywania pracy na poszczególnych etapach obsługi takiego klienta, czy takich wewnętrznych procesów, które się dzieją. Często obserwuję w małych firmach, które nagle łapią wiatr w żagle, mają super produkt, dobrą ofertę, odkryły, kto jest ich klientem, że zaczynają się rozpędzać jak kula śnieżna i nagle po prostu się pojawia ściana i jest rozpad.

I firma taka upada. Najczęściej ta firma pada dlatego, że miała super model sprzedażowy, marketingowo, czyli ta cała początkowa faza kontaktu z klientem została przygotowana, ale niestety dziura jest na etapie procesów i dobrej jakości obsłużenia tego, co zostało sprzedane klientowi, bo brakuje dobrych standardów dobrych praktyk i procesów w operacjach.

Tutaj zaczynamy kolejny obszar: sprocesowanie pracy. Teraz nie myśl sobie o tym, jak o czymś takim: “O Boże Basia procesy… Już sobie myślę o tych korpo zasadach, które usztywniają moją rodzinną atmosferę w firmie…”. Uśmiecham się, jak to mówię, bo powiem wam, że często to słyszę od przedsiębiorców, którzy chcą zachować taką atmosferę rodzinną u siebie w firmie. Naprawdę procesy nie muszą być czymś, do czego ludzie nie zaglądają, nie muszą być czymś, co będzie powodowało, że jak człowiek tylko sobie myśli “procesy” to mu się niedobrze robi. One mogą być czymś bardzo przyjemnym i mogą być tak wytłumaczone zespołowi, że zaczyna zespół sam proaktywnie iść w takim kierunku, aby wszystko było sprocesowane i poukładane.

Przykład takiego Sales Cookbooka. Ja mam go sprzedaży każdej mojej marki, gdzie w pierwszej fazie ja sprzedaję, a następnie procesuje pracę sprzedażową. Do etapu rozmowy, którą jest analiza potrzeb klienta mamy wszystko sprocesowane od A do Z. Wiemy, że to działa i to jest najcięższy etap w rozmowie w procesach pozyskiwania klienta. Od etapu analizy potrzeb klienta gdzie jest sprzedaż 1 na 1, są to dobre praktyki, ale które dają możliwość elastyczności takiemu sprzedawcy.

I tak samo rola po roli, po której będziesz szedł i to jakie funkcje są wykonywane w firmie. One powinny mieć odpowiednio przygotowaną dokumentację. Oszczędza to też całą masę czasu każdej kolejnej osoby, która jest wdrażana. Nie mówiąc o tym, że utrzymywana jest ta sama praktyka i taka osoba może wracać do tego materiału.

Pamiętasz taką zabawę w dzieciństwie jak głuchy telefon? Nie wiem, czy dzieci nadal to robią, czy też nie, ale ja pamiętam, jak w to się bawiłam w dzieciństwie.

Wtedy jeszcze nie było internetu, a ludzie nie siedzieli przy grach komputerowych. Było bardzo dużo zabaw takich interaktywnych i ta gra w głuchy telefon powodowała, że zawsze słowo, które było na samym początku, różniło się do tego na samym końcu. Zanim kilka ludzi powtórzyło to słowo, to na samym końcu było zupełnie czymś innym, bo było przekręcane.

Tak samo jest w momencie, kiedy przekazujesz informacje. Jeżeli tak naprawdę przekazywana informacja jest tylko i wyłącznie ustnie w Twoich zespołach, to gwarantuję Ci, że jakość czy sposób wykonania tego, co chcesz, żeby było utrzymane w dobrym standardzie, będzie inne, dlatego że każdy z nas przepuszcza to przez swoje filtry, przez różne doświadczenia i to przekłada się następnie na to, jak daną rzecz robimy.

Dlatego też taka standaryzacja pracy, która jest oparta na tym, gdzie powinien być to proces, który zawsze jest powtarzalny, to jest jedno, ale nakłada się też element dobrych praktyk (to jest drugie).

My mamy taką zasadę tworzenia tzw. cookbooków, czyli takich książek kucharskich dla poszczególnych stanowisk, które definiują: jak, co, gdzie i w jaki sposób powinny być robione. To też pozwala ogromnie zaoszczędzić czas kolejnych ludzi, którzy wdrażają nowe osoby, bo mają zawsze tzw. budy’iego. Równocześnie taka nowa osoba może spokojnie “milion razy” wrócić do tego materiału i zapoznać się z informacją. Nikt nie jest w stanie tego wszystkiego zapamiętać po pierwszym przeczytaniu.

To pozwala utrzymać tę kontrolę jakości pracy, która jest wykonywana i z którą następnie ma do czynienia Twój klient.

Raz jeszcze powtórzmy. Mamy: powtarzalne źródła pozyskiwania klienta i skalowalne (słowo klucz!), automatyzacje poszczególnych obszarów pracy, które mogą być zautomatyzowane, oraz obszar, który jest związany ze standaryzacją pracy, procesami i dobrymi praktykami, które są układane per poszczególne role.

To są najważniejsze obszary, abyś doszedł tak naprawdę do 10 mln.

Kolejny obszar jest związany z zasobami ludzkimi i tym w jaki sposób te osoby są rekrutowane, wybierane, a także jak są wdrażane. Już między 10 a 30 mln, to już jest bardzo dużo wysiłku na to, aby mieć coraz lepszy proces rekrutacyjny, żeby faktycznie fajne osoby z tego rynku znaleźć. W następnych etapach rozwoju firmy szlifujesz proces wdrożeniowy nowych osób, czyli cały czas podnosisz jakość tego wdrożenia, aby osoba dużo szybciej była dobrym zwrotem z inwestycji w firmie i była w stanie dużo lepiej tę pracę wykonywać.

Nie za pół roku ani nie za kwartał, ale w dobrym tempie i to jest odpowiedzialność zawsze przedsiębiorcy, żeby taki proces onboardingowy/ wdrożeniowy został przygotowany razem z zespołem odpowiednio. Należy cały czas podnosić jakość i tempo wdrażania. Na początku jest nacisk na specjalistów. Następnie z naciskiem na liderów.

Kolejny etap to już będzie praca nad budową kultury firmy, czy kultury organizacji. Im większa jest organizacja, im większy zespół rośnie, tym więcej wysiłku trzeba wkładać też w to, żeby te informacje, które są przekazywane liderom, odpowiednio były przekazywane w dół całej organizacji. Nieważne jak bardzo płaska albo pionowa jest to struktura organizacyjna. Im większy jest zespół, tym trudniejsze jest to zadanie. 

Bardzo mocno polecam Ci fazami zajmować się tymi obszarami w firmie, bo Twoja rola jako przedsiębiorcy na poszczególnych etapach firmy się zmienia i za coś innego jesteś odpowiedzialny. Zawsze rozwijając się mam fazy, w których się uczyłam jak poszczególne rzeczy robić. Teraz przy każdej kolejnej firmie jestem w stanie to powtórzyć, ponieważ już to rozumiem i znam. Jedynie co mi zostało to uczenie się danej specyfiki branży.

Natomiast zdecydowanie wracając do skali 1-10 mln (poszłam dalej w kolejne etapy), to faktycznie podsumujmy jeszcze raz. Mamy trzy obszary: skalowalne i powtarzalne źródło pozyskiwania klientów, automatyzacja dużej ilości pracy, standaryzacja i dobre praktyki. W kolejnym etapie to będzie jeszcze większy nacisk na lepsze procesy rekrutacyjne, żeby znaleźć dobrych specjalistów i następnie liderów.

Jeżeli chciałbyś więcej posłuchać na temat budowania firmy, to zapraszam Cię na moje inne kanały, a nie tylko na podcast. Mam również kanał na YouTubie - Barbara Pasek, jak również na Instagramie: basiapiasek, na Facebooku Barbara Pasek. Zapraszam!

Do usłyszenia w kolejnym odcinku!