Cześć! Witam Cię ponownie w podcaście “Dochodowa firma”! 

Jak często kończysz dzień z takim poczuciem: “To był zarąbisty dzień”? A jak często masz takie poczucie, że kończąc go chciałbyś, aby się więcej wydarzyło? Albo czujesz, że nie do końca ten dzień dobrze wykorzystałeś? Albo czasami masz poczucie, że bardzo dużo pracujesz, natomiast efektywność tej pracy nie jest tak duża jak powinna być, albo jakiej Ty sam byś od siebie oczekiwał?

Dlaczego poruszam ten temat? Bo jak dziś pamiętam, jak to było, kiedy wiele lat temu zaczynałam pracować z moimi wspólnikami. Jeden z nich jest dużo bardziej kreatywny. Kiedy siada nad procesem typowo kreatywnym, związanym z marketingiem, to bardzo szybko bardzo fajne pomysły jest w stanie wykreować, zaplanować lejki, czyli taką całą automatyzację do pozyskiwania klientów. Ma super pomysły, które bardzo fajnie działają, natomiast nie jest to osoba, która potrafiła siebie dobrze zorganizować pod kątem poukładania swojego dnia. Dochodziło do takich sytuacji, w których kiedy ze mną rozmawiał, to czułam, że jest sfrustrowany. Pytałam go więc: “Co się dzieje?”, a on odpowiadał: “Kurde, dostaję milion pytań dziennie, non stop ktoś ode mnie coś chce. Co chwilę się rozpraszam, bo na coś komuś odpowiadam. Na koniec dnia do tego procesu, nad którym siadłem, musiałem trzy razy wracać i nie czuję, że jest to dobrze zrobione. Lepiej gdybym się wyłączył na maksa, mógł to wykonać, a dopiero potem wrócił do zespołu. A z drugiej strony wiem, że jak nie wrócę do zespołu, nie odpowiem na ich pytania, to de facto praca się nie poruszy do przodu, więc z drugiej strony tak naprawdę jest to tracenie zasobów, za które płacimy każdego dnia”. 

I to był taki moment, w którym słysząc to i widząc, w jaki sposób mój wspólnik operuje swoim czasem, postanowiłam znaleźć jakieś rozwiązanie. Ja nie miałam tego problemu, ponieważ jestem bardzo dobrze zorganizowana - ale to zmusiło mnie do skodyfikowania dobrych praktyk planowania i układania swojej pracy w ciągu dnia, aby faktycznie każdy z różnymi stylami, z różną osobowością, z różnym podejściem do swoich najmocniejszych stron, był w stanie tak dobrze się zorganizować, żeby na koniec dnia był zadowolony z efektu pracy i miał również czas dla siebie. 

Jakie są więc takie najlepsze praktyki, którymi się kieruję i które przekazałam swojemu zespołowi pod kątem planowania swojej pracy? 

Po pierwsze - to, co widziałam najczęściej właśnie u tego mojego wspólnika, to to, że on uwielbia zeszyty. Takie ładne zeszyty, w których można notować długopisem. Ja mówię: “Pierwsze, co musisz zrobić, to wywal ten notatnik. Jeżeli chcesz go mieć do tego procesu kreatywnego, do rozpisywania sobie lejka, to OK, zostaw go. Ale z punktu widzenia prowadzenia notatek, zapisywania różnych rzeczy, które wiesz, że mają się wydarzyć, to zobacz ile czasu Ty musisz poświęcać w ciągu dnia, żeby wrócić do jakiejś informacji, która była zapisana kilka kartek wcześniej, znaleźć ją, odszyfrować pomiędzy masą innych notatek, żeby móc do niej wrócić i dopiero ją zaaplikować w życie?”.

Z punktu widzenia notatek, które są bardzo ważne, żeby robić je na co dzień czy na różnych spotkaniach, na których jesteś nie tylko z klientem, ale również ze swoim zespołem - wyeliminuj notowanie w zeszycie. 

Jak bardzo nie czujesz, że jest to kreatywny proces, że działa ręka, po prostu z punktu widzenia biznesowego i spotkań - nie rób tego w zeszycie, tylko przenieś to do online’u. Jest cała masa narzędzi do notowania. Ja na przykład, mimo że korzystam z Maca, to używam OneNote’a - aplikację Microsoft Office, którą bardzo lubię. W programie tym mam posegregowane notatki per dział, per poszczególny obszar w tym danym dziale. I są takie trzy poziomy notatek właśnie w OneNote, gdzie możesz mieć poziom książki, rozdziału i poziom poszczególnego podrozdziału czy nawet strony w podrozdziale. W momencie kiedy chcę coś wyszukać i nawet gdybym nie pamiętała, gdzie co zapisałam (ja akurat pamiętam dokładnie gdzie co zapisuję), to mogę bardzo łatwo to znaleźć po prostu wciskając klawisze CTRL + F, czyli Control Find (tj. Control + znajdź) i szybko wyszukać informację, gdzie ją zapisałam, zamiast milion razy kartkować pełen zeszyt i szukać: “Gdzie to było? Gdzie to było?” i tracić na to bardzo dużo czasu sumarycznie. Jak sobie policzysz, ile czasu poświęcasz na to dziennie, to w ciągu miesiąca czy roku będzie to ogromna ilość czasu, którą możesz zaoszczędzić.

Powiem Wam, że naprawdę X razy dawałam informację zwrotną temu mojemu wspólnikowi, żeby w końcu przesiadł się z zeszytu do tej formy robienia notatek. Powiedział, że dzisiaj bardzo to docenia. Mówił, że przydaje mu się to nawet w robieniu notatek ze spotkania i szybkich podsumowań next stepów, czyli kolejnych kroków, dla siebie samego, czy na przykład jak to jest spotkanie naszego lead teamu, czyli naszego zarządu - co dla kogo to oznacza. Jeżeli dany obszar jest do danej osoby, to jest bardzo szybkie, bo te notatki już masz, tylko je lekko przerabiasz po spotkaniu, wysyłasz od razu i jest kolejny krok spisany, skodyfikowany. Można to dorzucić również do zadania, które jest elementem na przykład większego projektu w systemie do zarządzania zadaniami i nie trzeba tego przepisywać, przez co już oszczędzasz ogromną ilość czasu. Nie mówiąc o tym, że ucząc tego samego swojego zespołu, nie tracisz czasu zespołu, za który de facto również płacisz, jeżeli ta praktyka jest w całej firmie. 

Kolejna rzecz to właśnie segregacja. I teraz mówiąc o tym, mam na myśli segregowanie wszystkich notatek, które robisz, tematycznie. Każdy z nas tę segregację będzie miał troszeczkę inną. Ja u siebie mam to posegregowane jako osoba, która zarządza całą firmą, per dział. Mam jeden dział również pod sobą, więc w tej firmie, na której się teraz najmocniej skupiam (jestem jeszcze dodatkowo zaangażowana w innych organizacjach, gdzie spełniam bardziej funkcję takiej osoby, która konsultuje dany obszar, żeby te firmy szły do przodu - są to przedsiębiorstwa, w których mamy udziały), jestem operacyjnie zaangażowana pod kątem zarządzania też jednego działu. Więc mam de facto podzielone dane obszary jako właściciel na funkcje, czyli mam oddzielnie sprzedaż, oddzielnie marketing, oddzielnie obszary produktowe i w nich mam sekcje. Mam też oddzielnie np. całą część związaną z CEO, więc wszystkie tematy związane z zarządzaniem całą firmą mam również tam umieszczone. I mam oddzielnie też zakładkę “Finanse”, oddzielne “Finanse i administracja” i oddzielnie “Zespół”, gdzie mam zakładki per osoba, którą zarządzam (ponieważ robię też notatki, które nie chcę, żeby były na dysku, bo są to bardziej jakieś poufne dla mnie informacje). Zostawiam je sobie w tym notatniku, również jeżeli potrzebuję czegoś użyć następnie do przygotowania jakichś informacji, typu np. na naszym wewnętrznym komunikatorze była dłuższa ważna wiadomość, która nie będzie mi od razu przydatna, ale być może będę musiała do niej wrócić. I nie jest to jakiś konkretny plik, tylko po prostu ważna informacja, to sobie po prostu ją kopiuję i od razu potem przerzucam do tego notatnika, gdzie bardzo łatwo mogę ją znaleźć i nie muszę milion razy się o coś prosić, bo:”A, wiem, że kiedyś o czymś mówiłeś” - tylko po prostu mam to już od razu skopiowane i bardzo szybko w tych informacjach się poruszam. W nocy o północy (oczywiście po północy nie pracuję), ale w momencie kiedy potrzebowałabym tej informacji gdyby np. tej osoby nie było, to nie muszę czekać i nie muszę tracić czasu, tylko mogę bardzo szybko ją znaleźć.

Tak więc segreguj informacje tematycznie. Wówczas też dużo łatwiej będzie Ci znaleźć, gdzie co się znajduje, nie tylko poprzez CTRL + F, tylko również przez sam fakt ułożenia tej struktury informacji (co również możesz potem przełożyć na obszar uporządkowania informacji w strukturze plików). Często słyszę od ludzi, którzy do nas przychodzą do pracy: “Boże, jak u Was wszystko jest poukładane”. Ale właśnie dzięki temu bardzo szybko są w stanie zorientować się w informacjach, które znajdują się na dysku dla całej firmy. Wiedzą dokładnie gdzie co się znajduje. U nas nawet jest plik związany ze strukturą plików, gdzie co się znajduje, dzięki czemu każdy może tę informację znaleźć bez konieczności zawracania innej osobie głowy. Radzę więc, byś segregował notatki. 

Teraz kolejny aspekt - kwestia organizacji siebie. Przechodzimy do takiego trzeciego obszaru, który jest dosyć istotny - w jaki sposób faktycznie podzielić różne kwestie związane z Twoją firmą? Szczególnie jeżeli jesteś osobą zarządzającą i właścicielem, to masz wiele obszarów, w które jesteś zaangażowany na różnym poziomie. W niektóre może bardziej operacyjnie, w niektórych tylko podejmujesz decyzje, a w niektóre jesteś zaangażowany  bardziej doradczo. Pełnisz różne funkcje w różnych obszarach firmy. 

Teraz patrząc na informacje, które do Ciebie trafią każdego dnia, których mamy zalew w dzisiejszych czasach - to, co ja robię, to jeżeli wiem, że jest to informacja, która nie jest dla mnie informacją projektową, nie jest to jakiś jeden wielki rozpisany projekt, w którym jakiś obszar adresowany jest do mnie bądź to właśnie ja muszę coś sprawdzić lub dać informację zwrotną (a wtedy wiadomo, że ten obszar czy konkretny temat będzie znajdował się pod danym zadaniem) - to planuję to wszystko w systemie do zarządzania zadaniami.

Jeżeli nie korzystasz dzisiaj z żadnego systemu do zarządzania zadaniami, to polecam Ci to zmienić. To naprawdę nie musi być nic, co będzie Cię dużo kosztowało. Jeżeli jesteś jeszcze bardzo małym zespołem, to jest cała masa rozwiązań, które nawet są nieodpłatne - typu Asana czy Trello. My akurat korzystamy w tym momencie z Asany. Przetestowaliśmy wcześniej wiele innych narzędzi, ale właśnie ona najbardziej nam odpowiada pod kątem zespołu, a nie pod kątem takiej pracy freelancerskiej. Trello na przykład jest fajne dla bardzo małych zespołów, natomiast Asana uważam, że jest lepsza dla większych zespołów. 

To, co robimy, to jeżeli mamy jakieś zadanie, które jest zadaniem projektowym, to notatki, komentarze czy nawet interakcja, która dotyczy tego zadania, dzieje się w systemie do zarządzania zadaniami pod tym konkretnym zadaniem. I teraz jeżeli sobie myślisz: “No dobra Basia, ale ja to testowałem i nagle znalazłem się w sytuacji, w której miałem milion informacji - tu w systemie, tu oddzielnie na komunikatorze, i ktoś jeszcze do mnie przychodzi, zawraca mi głowę...” - to my mamy zasadę połączenia tych narzędzi ze sobą (bo Asany na przykład nie możesz połączyć z takim komunikatorem, którym jest Slack). Wtedy otrzymujesz notyfikację na temat komentowania danego zadania, które znajdują się w jednym miejscu. My mamy taką “ścianę”, na której znajdują się wszystkie bieżące komunikacje - mamy to zawsze na Slacku. To jest takie nasze jedno miejsce, w którym cała komunikacja jest bieżąca, ale zadaniowo też jest w systemie, tylko ona również wyświetla się na Slacku - dzięki połączeniu tych dwóch systemów ze sobą. I ta kwestia projektowa to jest jedno.

Drugą będzie komunikacja, która będzie dotyczyła takich ważnych aspektów, które skomunikowane na Slacku dla np. całego zespołu lub kiedy ktoś nowy przychodzi do firmy. Są to jakieś takie ważne informacje, które będą dotyczyły albo poszczególnych działów, albo całej organizacji. Jest to taka komunikacja, która jeszcze nie jest przypisana do jakiegoś konkretnego projektu - być może jest to jakiś pomysł, może to być oddzielny w ogóle projekt albo miejsce w sieci, w którym te pomysły są zapisywane, że to są pomysły per dział, gdzie wszyscy te pomysły zapisują i kategoryzują, czy to do produktu, czy też do innych obszarów firmie.

Natomiast jeżeli są to Twoje pomysły i czujesz, że jesteś mega kreatywny, kiedy przychodzi Ci coś do głowy, to miej jedno miejsce, w którym zapisujesz sobie te wszystkie rzeczy i nadajesz im tylko status. Potem przeglądaj je tylko raz na jakiś czas. Nie rób tego codziennie - nie myśl o nich codziennie, nie idź z nimi spać, bo będzie Ci to cały czas w głowie siedziało. Zamiast tego miej jedno miejsce, w które zawsze, jak coś Ci się pojawia, wchodzisz, zapisujesz to i zostawiasz. Raz na tydzień, raz na miesiąc, raz na kwartał - w zależności od tego, w jakich cyklach funkcjonujesz - przeglądasz te pomysły i decydujesz, które z nich faktycznie powinny być wdrożone, a które z nich są odkładane na półkę “może kiedyś”. Może wrócą, a może nie wrócą. Ale masz je po prostu z odpowiednim statusem na tej liście, więc one nie wypadają Ci z głowy.

My akurat mamy taki jeden projekt w Asanie, który nazywa się właśnie “Ideas”, czyli pomysły - tam są te rzeczy zapisywane. A z takich informacji, które np. nie chcę, żeby były widoczne dla całego zespołu, żeby nie wprowadzały zbytniego zamieszania czy nie powodowały myślenia ludzi w niewłaściwym kierunku, bo to na razie jest jakaś tam mała żaróweczka, która się w głowie pojawiła - to właśnie mam w swoim notatniku takie jedno miejsce, w którym zapisuję te wszystkie rzeczy i w każdym momencie również mogę do nich wrócić i ewentualnie dopisać do tej listy pomysłów, które wszyscy widzą i które wspólnie oceniamy. 

Kolejny aspekt też związany jest z pracą projektową. Praca ta może być prowadzona przez innych project managerów, więc może być tak, że Ty nie zajmujesz się stricte samymi projektami, tylko robią to jakieś osoby u Ciebie w zespole. Ale jeżeli Ty je prowadzisz i pełnisz również funkcję project managera - wówczas powinieneś mieć to wszystko rozpisane w systemie. I powiem Ci, że byłam w szoku, kiedy kilka lat temu rekrutowałam ludzi do naszego zespołu i zaaplikowało do nas sporo osób, które miały wcześniej doświadczenie pracy w agencjach marketingowych. I nie mogłam wręcz uwierzyć, że ponad 80% tych ludzi, którzy do nas trafiali na rozmowy, czasami nawet z kilkuletnim doświadczeniem, to były osoby, które nigdy w życiu nie pracowały na żadnym narzędziu do zarządzania projektami. Zawsze wywoływało to u mnie zdziwienie i zadawałam im pytania: “Jak wy to robicie? Jak jest projekt prowadzony? Gdzie on jest prowadzony? Jak wygląda komunikacja pomiędzy zespołem, który uczestniczy w tym projekcie?”. Ludzie odpowiadali na przykład: “No podchodzimy do siebie do biurka i jest dużo komunikacji takiej werbalnej”. I powiem Wam, że to jest najszybszy sposób na zabijanie dochodowości w swojej firmie. A także zabijanie kreatywności - ponieważ jeżeli chcesz, żeby była faza kreatywna, to zróbcie warsztat. Ale w momencie kiedy osoby pracują nad swoim zadaniem i są co 5 minut wybijane przez kogoś innego, to nie są efektywne, tracą kilkadziesiąt procent efektywności dziennie. Wyłącznie przez to, że muszą cały czas skupiać się nad tym, co przed chwilą robiły. 

Jeżeli chcesz, żeby wszyscy faktycznie ten czas, który mają na pracę, produktywnie wykorzystywali, i żebyście szybciej szli do przodu niż ktoś inny (bo często Twoja przewaga konkurencyjna może być nawet na poziomie szybkości egzekwowania pracy i tego, jakie tempo potraficie narzucić - nie dlatego, że ciężko i długo pracujecie, tylko dlatego, że pracujecie efektywnie), to powinieneś mieć jedno miejsce, w którym prowadzone są projekty, gdzie rozpisane są zadania i gdzie osoby widzą cały projekt, widzą swoje zadania dzienne. Gdzie praca projektowa jest planowana z wyprzedzeniem. To nie musi być na kilka miesięcy w przód. Możesz mieć mile strones, czyli kluczowe kamienie milowe zaplanowane na kilka miesięcy w przód czy cały rok. Praca w poszczególnych zadaniach może być planowana nawet w cyklach dwutygodniowym, w cyklach tygodniowych - tak żeby po prostu była odpowiednio dopasowywana do rytmu, który jest w firmie, i tak żeby nie trzeba było cały czas przeplanowywać zadań i poświęcać czasu project managera na przesuwanie dat, bo np. nie pracuje się efektywnie i cały czas coś się przesuwa. Ważne, żeby mieć tryby, w których te poszczególne zadania dla poszczególnych osób są już planowane. 

Natomiast jeżeli są obowiązki, które wpadają Tobie poza pracą projektową i są to zadania, które szczególnie potrzebujesz wykonać, które sam sobie de facto narzucasz jako przedsiębiorca, to miej jeden projekt, który nazwiesz swoim imieniem, imieniem i nazwiskiem lub po prostu opisem “Mój projekt” - jakkolwiek będzie Tobie bardziej odpowiadało - wpisuj od razu do niego te zadania, które masz wykonać i kategoryzuj je na dwie części. Jeżeli wiesz, że to jest dosyć ważne i powinno być wykonane, żeby na przykład nowy projekt wystartował w firmie - to wpisz to nie tylko z konkretną datą, ale dopisz to od razu też do kalendarza w określonym czasie, kiedy chcesz to wykonać.

Jeżeli są to zadania, które powinny być wykonywane może w drugim czy trzecim tygodniu od momentu, kiedy je dopisujesz - wpisz je w drugą sekcję zadań. Możesz sobie podzielić je kategoriami na obszary w firmie. Wówczas z trybem tygodniowym, w momencie kiedy planujesz swój kolejny tydzień, przechodź przez te zadania i odpowiednio dopisuj je do odpowiedniego obszaru w swoim kalendarzu. Także w momencie kiedy startujesz swój dzień, to nigdy nie jesteś na etapie, kiedy zaczynasz się zastanawiać: “No dobra, to nad czym ja dzisiaj będę pracował?”, “To co jest ważne?” albo “To co ode mnie zespół potrzebuje?”. Tylko Ty masz z góry zaplanowane - OK, te rzeczy mają się wydarzyć - bo albo one potrzebne są projektom, które prowadzicie, albo są to rzeczy, które muszą się wydarzyć, żeby Twoja firma posunęła się X kroków dalej (które na przykład sam inicjujesz). I też masz na to czas zarezerwowany. 

Dla mnie podstawą jest praca w oparciu o kalendarz i rozwiązania online’owe. Nawet w momencie kiedy robię notatki i planuję projekty, to zawsze pracuję na kalendarzu. Nawet jeżeli nie jestem przy komputerze, tylko w telefonie, to mam podłączony tam swój kalendarz i cokolwiek planuję - czy to jest rzecz prywatna, czy biznesowa - to ona od razu trafia do mojego kalendarza. I nie trafia tam tylko jako zadanie, ale jako coś, co mam wykonać w określonym czasie, w określonym dniu, w określonych godzinach.

Dlatego też w momencie kiedy pojawia się cokolwiek nowego, co raczej jest ad hoc (bardzo rzadko wpada nagle coś skądś, ponieważ my pracujemy w sposób zaplanowany), to jestem w stanie bardzo szybko ocenić, czy w ogóle mam na to przestrzeń. Po pierwsze pomaga mi to podjąć decyzję, czy w ogóle powinnam się tym zajmować. Jeżeli decyzja brzmi “tak”, to dopiero wtedy patrzę, czy w moim kalendarzu jest na to miejsce i w jakim czasie mogę sobie na to pozwolić. W ten sposób jestem w stanie pracować bardzo efektywnie, a nie co 5 minut dopasowywać się do realiów, które dzieją się na zewnątrz. Dopasowuję się do tego, gdzie chcę być i w jakim czasie, bo mam to właściwie zaplanowane. 

I powiem Ci, że bardzo często widzę to szczególnie na poziomie pracy z przedsiębiorcami, gdzie sprzedawcy mają z nimi interakcję, jak bardzo mały procent przedsiębiorców w momencie, kiedy wysyłane jest im zaproszenie do kalendarza na spotkanie, które jest umawiane, faktycznie je akceptuje i pracuje na kalendarzu. Wielu przedsiębiorców, z którymi mamy interakcję, funkcjonuje - jak ja to nazywam - w kreatywnym chaosie. 

Jeżeli będziesz pracował w kreatywnym chaosie, to będziesz bardzo dużo czasu przepalał. I być może nie chcesz być uwiązany kalendarzem. Ale nie patrz na kalendarz jako na coś, co jest Twoim przeciwnikiem, tylko odbieraj go jako coś, co Ci faktycznie pomaga. Coś, co pozwala Ci zdjąć z Twojej głowy myślenie o milionie rzeczy, które mają się wydarzyć, i ze spokojem skupić się na jednym zadaniu w danym czasie, kiedy po prostu masz je wykonać. Dzięki temu będziesz miał takie poczucie wewnętrzne, że wiesz dokładnie, co kiedy ma się wydarzyć, a także będziesz spokojny, że jeżeli coś planujesz, to w danym czasie faktycznie to wyjdzie (czy to kampania, czy konkretny obrót zostanie zrealizowany) - bo te zadania się dzieją. Bo te elementy całego projektu się dzieją. 

Planuj więc pracę w kalendarzu. Ustalaj nie tylko samą listę zadań, ale dokładnie określaj, w jakich modułach, kiedy, nad czym i ile czasu pracujesz. To jest oddzielny aspekt psychologiczny - nadawanie określonego czasu na wykonanie danego zadania, co powoduje, że nasza głowa zupełnie inaczej funkcjonuje, bo wie, że ma ramę, w której powinna się zmieścić. 

Kolejny aspekt to jest element, w którym jeżeli masz takie zajęcia, które są powtarzalne, masz dużo spotkań (na przykład masz już większy zespół, więc potrzebujesz odbywać z nim spotkania) - to bardzo mocno polecam Ci podzielić sobie kalendarz na dni kreatywne i dni spotkaniowe. Jeżeli bowiem codziennie masz poszatkowany swój kalendarz X spotkaniami i musisz pracować w taki sposób, że non stop przełączasz się pomiędzy trybami, to ciężko jest być efektywnym.

Kiedyś miałam okazję rozmawiać z moją bardzo dobrą znajomą, która jest prawniczką (naprawdę bardzo skuteczną). Działała ona po prostu sama jako freelancer - nie miała jeszcze wtedy pracowników. Powiedziała mi: “Basia, muszę i rozmawiać z klientami, i pisać te kontrakty. Wszystkie elementy pracy są na mnie i czasami mam wrażenie, że po prostu moja doba nigdy się nie kończy”. I jak zaczęłam zadawać jej pytania, jak jej dni wyglądają, w jaki sposób je planuje, to widziałam, gdzie faktycznie leży problem i gdzie jest pies pogrzebany. Bo pies był pogrzebany w braku planowania i braku podzielenia, czyli zarządzania tymi zadaniami, które kiedyś mają się wydarzyć. I ona w ogóle nie miała kontroli nad swoim kalendarzem, tylko cały czas dostosowywała się do tego, co przychodziło z zewnątrz. Zamiast tego pokazałam jej, w jaki sposób nałożyć na siebie i kontrolować pewne ramy, według których funkcjonuje się w ciągu dnia - czyli że ma określone dni i godziny na spotkania z klientem i tylko w tych terminach się umawia. Że ma określone tzw. sloty, czyli części kalendarza, które przeznaczone są tylko na pracę kreatywną - to w tym czasie tylko zajmuje się rzeczami, które są kreatywne (np. pisaniem kontraktów) - czyli taką pracą, na której musi się skupić.

Tak samo ja dzisiaj funkcjonuję. Wiem, że na przykład poniedziałki są moim dniem spotkań. Mam “ścianę” od rana do wieczora umówionych rozmów czy zebrań. Ale już kolejne dni mają zupełnie inny tryb funkcjonowania. Przede wszystkim nie są to dni spotkaniowe, tak jak właśnie poniedziałek, kiedy działam w trybie nastawionym wyłącznie na spotkania - czy to z kluczowymi osobami w zespole, czy to z zarządem, czy z właścicielami innych spółek, których jesteśmy udziałowcami (podczas których konsultujemy np. kwestie kluczowych kroków, strategii czy wyników). Dzięki temu jestem w stanie mieć poczucie każdego dnia, że kiedy go kończę, to faktycznie została zrobiona praca, która była zaplanowana i była ona bardzo efektywna. 

Dlatego też nie szatkuj swojego dnia milionem spotkań, by pomiędzy nimi próbować włożyć pół godziny czy godzinę jakiejś pracę, która jest do wykonania. Miej bloki, które mają po prostu podobny do siebie tryby pracy. Jak jest blok kreatywny, to jest blok kreatywny. Jak jest blok spotkaniowy, to jest blok spotkaniowy. OK?

To jest kolejny aspekt, który na pewno bardzo mocno Ci pomoże. Jeżeli czujesz, że masz dużo pytań od swojego zespołu, na które na co dzień odpowiadasz i potrzebujesz mieć interakcję z osobami ze swojej firmy, to zaplanuj spotkania - na przykład jedno dziennie czy w tygodniu, które może być kilkunastominutowe, kilkuminutowe, może półgodzinne - w zależności od potrzeb, które faktycznie na ten obszar są dedykowane. Dzięki temu nie będziesz musiał co 5 minut w ciągu dnia odpowiadać na czyjeś pytania - bo to naprawdę jest ani nieefektywne dla tych osób, ani nieefektywne dla Ciebie.

Ale żeby faktycznie mogło się to dziać, to cały zespół musi zrozumieć, jak bardzo ważna jest istota planowania.